Dokumentation mit KI erstellen (ohne erfundene Fakten)

Wie häufig sucht man in der Firma nach einer Info und findet nur veraltete Dokumente? Mir ist das letztens auf einer Geschäftsreise passiert. Ich wollte nachschauen, ob ich das Taxi zwischen Flughafen und Zuhause abrechnen kann. Um 4 Uhr nachts fährt bei uns noch keine S-Bahn.

Dasselbe Problem kennst du wahrscheinlich. Dokumente, die du lesen willst, sind oft veraltet. Ich vermute, das liegt daran, dass Dokumentieren als Bürokratie gilt und niemand Bürokratie mag. Kann KI das umgehen? Modelle sind gut im Schreiben, aber ganz so einfach ist es trotzdem nicht.

Was KI übernimmt

Ein Sprachmodell ist stark im Entwurf. Es macht aus deinen Angaben einen Text mit Schritten, Überschriften und einem Ton, den du festlegst. Was in deiner Firma wahr ist, weiß es allerdings nicht.

KI-basierte Dokumentation hilft bei der Formulierung, die Richtigkeit steckt aber in deinen Angaben. Fehlt eine Info, so soll das Modell dann die Lücke markieren. Damit fällt das leere Dokument weg.

Effiziente Dokumentation sieht in der Praxis so aus: du lieferst Fakten, Reihenfolge, Namen und Ausnahmen. Das Modell schreibt den ersten Entwurf. Danach prüfst du ihn und gehst zurück an deine eigentliche Arbeit.

Was schiefgehen kann

1. Der Text liegt am falschen Ort

Eine automatisierte Dokumentation, die niemand im Alltag öffnet, nützt wenig. Digitale Dokumentation gehört dahin, wo gearbeitet wird: ins Handbuch, auf die Hilfeseite oder in den Ordner, den das Team täglich öffnet.

2. Das Modell erfindet Details

Für KI Dokumentation gilt eine einfache Regel. Nur deine Angaben dürfen in den Text. Eine Rolle, ein Knopf oder eine Zahl, die dort nicht steht, ist erfunden. Solche Sätze klingen oft glatt, weil nichts in deinen Angaben sie stoppt.

3. Der Text klingt wie Modelltext

Der Modellton ist gleichförmig: Abschnitte sind ähnlich lang, und Listen kommen gern in Dreiern. Wörter wie „umfassend“, „nahtlos“ oder „entscheidend“ tragen keine Aussage. Besser ist ein Satz mit Person, Zeitpunkt und Ort.

4. Alle bekommen denselben Text

Kurze Prompts wie „Dokumente erstellen mit KI“ oder „Dokumente mit KI erstellen“ stehen in vielen Chats. Das Ergebnis ist dann oft ein allgemeines Handbuch. Es fehlen deine Version, deine Rollen und deine Sonderfälle. Erst dein Kontext macht den Text passend.

Wohin deine Daten dürfen

Dokumentation mit KI erstellen solltest du erst, wenn klar ist, welches Modell die Daten sehen darf. Interne Abläufe, Kundennamen, Störungen, Zugangsdaten und internes Verhalten gehören nicht in einen öffentlichen Chat.

Viele Angebote für Privatleute dürfen Eingaben zum Training nutzen. Ob das gilt, steht in den Bedingungen des Anbieters. Manchmal lässt es sich abwählen, manchmal nicht. Für Firmendokumentation reicht der Hinweis „Wir haben Enterprise“ nicht. Im Vertrag oder in den Einstellungen muss stehen, dass Eingaben und Antworten nicht zum Training benutzt werden.

Zero-Data-Retention ist die strengere Zusage. Die zählt nur, wenn der Anbieter sie schriftlich gibt. Das bedeutet: Nach der Antwort werden deine Nachrichten normalerweise nicht gespeichert. Eine Ausnahme kann die Kontrolle von Missbrauch sein. Steht das nicht ausdrücklich im Vertrag, kann der Anbieter deine Daten im Normalfall lesen.

Ein Modell, das nur im öffentlichen Chat vorliegt, kommt für interne Dokumente nicht infrage. Das gilt auch, wenn es in einer Demo am schnellsten war.

So baust du den Prompt

1. Ziel

Wenn du ein Dokument mit KI erstellen willst, startest du mit dem Ziel. Diesen Anfang nennen wir KI Dokument erstellen. Der erste Satz sagt, wer das Modell ist und worüber es schreibt. Zum Beispiel ein Ablauf, ein Installationsplan oder ein Prozess, und welche Rolle den Text liest.

Zum Beispiel: „Du bist Doku-Experte bei Firma X und hilfst mir, eine Doku über XY zu schreiben.“ Ohne Firma, Dokumentart und Thema schreibt das Modell ein allgemeines Handbuch.

2. Kontext

Erst wenn dieser Block steht, kannst du Dokumentation erstellen. Er enthält nur, was bei dir wahr ist. Das Modell soll nichts dazuerfinden.

• die Schritte in der Reihenfolge, die bei dir stimmt

• die Rollen, die es gibt, mit den Namen, die du intern nutzt

• Version oder Stand

• Fehler, die dein Support schon kennt

• Punkte, die nicht im Dokument stehen dürfen

• deine Notizen: Ticket, alte Mail oder Auszug aus dem bestehenden Dokument

Schreib die Regel dazu: Nur diese Angaben verwenden. Fehlt etwas, schreib OFFEN: und erfinde keinen Schritt.

Ein Satz im Entwurf ist erfunden, wenn seine Tatsache nicht in diesem Block steht. Das gilt auch, wenn der Satz gut klingt.

3. Ton

Lege getrennt fest, wie das Dokument spricht. Im Prompt duzen die meisten das Modell. Für das Dokument entscheidest du Anrede, Satzlänge und Form der Schritte.

Brauchbare Vorgaben bleiben kurz:

• Du-Form

• In den Schritten ein Imperativ pro Handlung

• Kurze Sätze

• Nur diese Begriffe: [Liste]. Keine anderen Synonyme.

• Keine Adjektive ohne klare Aussage

• Der Text bleibt intern, oder er geht an Kundinnen und Kunden

Prompt zum Kopieren

Setze Firma, Thema und Fakten ein. Die Zeilen unter „Ton des Dokuments“ legen fest, wie der fertige Text mit der lesenden Person spricht. Schick den Prompt nur an ein Modell, das deine Eingaben nicht zum Training verwendet.

Du bist Doku-Experte bei [Firma] und hilfst mir, eine Doku über [Thema] zu schreiben.

Dokumentart: [Ablauf / Installationsplan / Prozess]

Leserin oder Leser: [Rolle und Vorwissen]

Nutze nur die Angaben unten. Wenn etwas fehlt, schreibe eine Zeile OFFEN: und erfinde nichts.

Angaben:
- [Schritte in der echten Reihenfolge]
- [Rollen und interne Begriffe]
- [Version oder Stand]
- [bekannte Fehler]
- [was nicht hineingehört]
- [Notizen: Ticket, Mail oder Auszug]

Ton des Dokuments:
- Du-Form
- Pro Schritt ein Imperativ
- Kurze Sätze
- Nur diese Begriffe: [Liste]. Keine anderen Synonyme.
- Keine Adjektive ohne klare Aussage
- Der Text bleibt [intern / geht an Kundinnen und Kunden]

Ausgabe:
- Überschrift
- Für wen das Dokument ist
- Voraussetzungen
- Schritte
- Häufige Fehler
- Offene Punkte, jeweils mit OFFEN:

Welches Modell

Teste den fertigen Prompt an einem Dokument, das du diese Woche brauchst. Nutze nur Modelle, die deine Eingaben nicht zum Training verwenden. Nimm dasselbe Material und denselben Prompt, nacheinander.

Notiere bei jedem Lauf:

• Minuten, bis der Entwurf fertig ist

• die Tokens. Daraus ergibt sich der Preis für dieses Dokument

• die Anzahl der Sätze, die du streichst, weil die Tatsache nicht in deinen Angaben stand

Ein schnelles, günstiges Modell reicht oft für die Überschriften und dafür, Stichpunkte in Schritte zu ziehen.

Ein stärkeres Modell kostet mehr und antwortet langsamer. Es befolgt lange Regeln und ein festes Format meist besser.

Das Modell deiner Firma hält die Daten im Netz deiner Firma. Es ist oft langsam oder stark begrenzt.

Wenn eine Seite so lange braucht, dass du das Schreiben wieder auf morgen schiebst, verfehlst du dein Ziel. Du wolltest das Dokument heute. Ein gutes Modell, das niemand benutzt, schreibt keine Dokumentation.

Wenn der Text nach außen geht

Für ein internes Handbuch prüfst du die Schritte gegen deine Angaben. Das genügt oft. Geht der Text an Kunden, sollte er etwas förmlicher klingen.

Dafür gibt es eine öffentliche Prüfliste, die diese Muster sammelt: avoid-ai-writing. Geh den Entwurf damit durch und schreib die getroffenen Sätze um. Die Fakten bleiben. Streich gleich lange Abschnitte, Listen aus drei Punkten ohne Grund und Wörter, die nur betonen. Das ist Handarbeit am fertigen Entwurf. Die lohnt sich, sobald Kunden den Text lesen.

Ab dem zweiten Dokument

Der Prompt oben reicht für den ersten Entwurf eines Dokuments.

Bei zwanzig Dokumenten wird der Prompt selbst zur Pflegearbeit. Du pflegst Platzhalter und Formulierungen, die du beim letzten Mal verbessert hast. Dazu kommt die Zeile mit OFFEN:, die jemand im Team noch nicht kennt.

Fertige Lösungen nehmen diese wiederkehrende Arbeit ab. Cortee ist ein Beispiel. Es führt durch die Erstellung und lässt das Modell nicht frei schreiben.

Du lieferst die Informationen, zum Beispiel für internes Wissen, Abläufe, Handbücher und Anleitungen. Außerdem sind fertige Lösungen oft auf Schnelligkeit und Genauigkeit ausgelegt.

Was das Selbermachen kostet

Automatisierte Dokumentenerstellung kürzt das leere Dokument. Prüfung und spätere Updates bleiben bei dir, solange du den Prompt selbst betreibst.

Eine Lizenz braucht dieser Weg meist nicht. Die Datenregel bleibt: Firmendaten gehen nur an ein Modell, das sie nicht zum Training nutzt. Oft ist das das Modell deiner Firma. Es ist häufig langsam oder stark begrenzt.

Wenn es langsam ist, widerspricht das dem Grund, aus dem du angefangen hast. Du wolltest das Dokument heute.

Dazu bleibt der Prompt deine Aufgabe. Für das erste Dokument ist das machbar. Sobald Dokumente aktualisiert werden müssen, wiederholst du Ziel, Kontext, Ton und Prüfung jedes Mal.

Fertige Lösungen wie Cortee geben diesem Ablauf eine feste Form. Die Fakten kommen weiter von dir.